Egy tűzvédelmi nyilvántartás akkor segíti igazán a munkát, ha az adatai időben eljutnak azokhoz, akiknek feladatuk van velük. A fiREG története egy szakember papírmunkával kapcsolatos elégedetlenségéből indult. Azóta azt tanuljuk, hogyan lehet a különálló dokumentumok és személyes szokások helyett követhető, közös folyamatokat kialakítani.
Erről beszélhettünk 2026. szeptember 11-én Balatonalmádiban, a Hunguest Hotel Bál Resortban.
"Feri hozzátok fel a papírokat"
Egy tűzvédelmi vállalkozásnál a folyamatok felmérése közben azt kérdeztük, hogyan jutnak fel a műhelyben kitöltött munkalapok az emeleti irodába. A kolléganő kihajolt, és lekiabált: „Feri, hozzátok fel a papírokat, légy szíves!" Kiderült, hogy ez általában péntekenként történik meg.
A műhelyben közben naponta több tucat tűzoltó készüléken dolgoztak. A munkalapok elkoszolódtak, nehezen olvashatóvá váltak. Ha pedig pénteken későn jutott eszükbe felkérni a papírokat, az irodai feldolgozás és a számlázás is csúszott.
Ez a történet jól megmutatja, miért érdemes közelről megnézni a megszokott folyamatokat. A résztvevők tudták a dolgukat, mégis egy lekiabálástól függött az információ továbbítása. A késedelem beépült a hétköznapokba.
Amikor a folyamat egy munkatárs fejében él
A helyszíni beszélgetések során sokféle megoldással találkoztunk. Füzetek, dossziék, különböző Excel-táblák, e-mailben vagy postán érkező dokumentumok szolgálták ugyanazt a célt. Voltak ügyesen felépített táblázatos rendszerek is. A nehézség gyakran az volt, hogy az információk összekapcsolása és a teendők követése egy-egy emberre maradt.
A tapasztalt kolléga pontosan tudta, melyik eszköz hol található, mikor kell ellenőrizni, és kit kell keresni egy hiányossággal. Amikor nyugdíjba ment vagy munkakört váltott, az utódjának ezt a tudást újra össze kellett raknia. A szervezeti működés így sérülékennyé vált.
Lean szemlélettel nézve a keresgélés, a várakozás és az ismételt adatrögzítés mind olyan teher, amely csökkenthető. A tűzvédelmi dokumentálásnak fontos szerepe van a megfelelőség igazolásában és az ellenőrizhetőségben. Éppen ezért érdemes úgy megszervezni, hogy a szakembereknek minél kevesebb időt kelljen az információk mozgatására fordítaniuk.
A fejlesztés a helyszínen kezdődött
Alapítótársam, Gábor tizennyolc évig hivatásos tűzoltóként dolgozott, és karbantartási feladatokkal is foglalkozott. Saját tapasztalatból ismerte a dokumentációs nehézségeket. Én mérnök informatikusként a rendszerek és a folyamatok oldaláról közelítettem a problémához.
Sok interjút készítettünk, és elkísértük a szakembereket a munkájuk során. Azt akartuk megérteni, milyen információ keletkezik a helyszínen, ki használja fel később, és hol akad el az útja. Ezekből a megfigyelésekből lehetett meghatározni, mit érdemes fejlesztenünk.
Azóta is alapelvünk, hogy figyelünk az ügyfélkérésekre, majd megkeressük mögöttük a közös igényt. Egy új funkciónak akkor van tartós értéke, ha több szereplő valós munkáját segíti, és beleilleszkedik a szakmai folyamatba.
A bizalom a rendszer része
Egy új megoldás bevezetése kérdéseket hoz felszínre. Ki fér hozzá az adatokhoz? Mire használják azokat? Mennyi többletmunkát jelent az átállás? A korai beszélgetéseken még az is felmerült, hogy az összegyűjtött adatokra támaszkodva mi magunk szeretnénk tűzvédelmi szolgáltatóvá válni.
Ezekre a kérdésekre világosan kellett válaszolnunk. A fiREG a szakemberek munkáját támogató eszköz. A rendszerben a hozzáféréseket jogosultságok szabályozzák, a különböző cégek adatai elkülönülnek. Egy auditor vagy hatósági szereplő sem kap automatikusan betekintést: a hozzáférést az arra jogosult biztosíthatja.
A bizalmat a mindennapi segítség is építette. Ha a helyszínen dolgozó karbantartó elakadt, gyors válaszra volt szüksége. A korai időszakban sokszor órákon, perceken belül kellett reagálnunk. Ebből ugyanúgy tanultunk, mint az előre egyeztetett interjúkból.
Kis lépésekből használható közös folyamat
Az első változat messze volt attól, amit ma fiREG-ként ismernek a felhasználók. Korán megmutattuk, őszintén beszéltünk a korlátairól, és visszajelzést kértünk. A kisebb fejlesztési lépések lehetővé tették, hogy a valós használat alapján javítsunk a működésen.
Fokozatosan kialakult egy olyan rendszer, amelyben a helyszíni munkatárs okostelefonnal azonosítja az eszközt és rögzíti az ellenőrzés adatait. A jogosult vezető ezeket más helyszínről is áttekintheti. Egy több száz telephelyet üzemeltető vállalatnál ez jelentősen megváltoztatja az információ elérhetőségét.
Az egységes működés az együttműködést is egyszerűsíti. A karbantartó, az üzemeltető és az EHS-vezető a saját feladatához kapcsolódó adatokat ugyanabban a környezetben kezelheti. Kevesebb különálló dokumentumot kell összegyűjteni ahhoz, hogy összeálljon a kép.
Hogyan válik egy megoldás követett gyakorlattá
Idővel a vállalati beszerzéseknél is megjelent az elvárás, hogy a beszállító a megbízó által biztosított rendszerben dokumentáljon. Ilyenkor az elektronikus nyilvántartás a szolgáltatók és az üzemeltető közötti együttműködés részévé válik. A közös környezet használata már a megrendelő munkáját is közvetlenül szolgálja.
Az előadásomban ezt a folyamatot neveztem de facto sztenderddé válásnak. A kifejezés alatt a gyakorlatban elterjedő, sok szereplő által követett működési módot értem. Egy ilyen gyakorlat a használhatóságával és az együttműködésben nyújtott előnyeivel tud terjedni; a hivatalosan elfogadott szabvány ettől külön fogalom.
A fiREG fejlődésében az volt meghatározó, hogy a terepen dolgozó szakemberek tapasztalatait össze tudtuk kapcsolni az üzemeltetők áttekinthetőség iránti igényével. A közös folyamat ezekből az egymáshoz kapcsolódó szükségletekből épült fel.
Érdemes újra rákérdezni arra amit megszoktunk
A tűzvédelemben szerzett tapasztalat más területeken is ismerős lehet. Hol kell rendszeresen adatot újra begépelni? Melyik dokumentum megtalálásához kell mindig ugyanazt a kollégát felhívni? Mi áll le, ha valaki szabadságra megy? Ezekből a kérdésekből konkrét fejlesztési lehetőségek rajzolódnak ki.
A digitalizáció eredményét a napi munkában lehet megítélni: könnyebb-e hozzájutni a szükséges adatokhoz, követhetőbbek-e a feladatok, és egyszerűbb-e együtt dolgozni. A fiREG-et is ezen dolgozva fejlesztjük tovább.
Ha szeretnéd áttekinteni, hogyan lehetne a vállalatod tűzvédelmi nyilvántartásait egységesebben és kevesebb kézi adminisztrációval kezelni, vedd fel velünk a kapcsolatot a fiREG.hu oldalon!