Esettanulmány: Egy 120.000 m2 méretű gyár felmérése
Milyen tanulságokkal szolgál, milyen hiányosságok merülnek fel, milyen eredménye van, ha papírról adatbázisba, rendszerbe, a fiREG-be kerül a tűzvédelmi eszközök nyilvántartása?
Már a beszerzési eljárás során felmerült, hogy hogyan tudja a vállalat a lehető leggördülékenyebben használatba venni a fiREG-et. A felelős munkatárs jelezte, hogy a meglévő tűzoltó készülékek, vízforrások és tűzgátló nyílászárók nyilvántartása vélhetően hiányos, az EHS kollégák órákat, napokat nem fognak tudni az excel táblák pontosításával eltölteni, papírozni.
Így felmerült az igény egy külső szolgáltató által végzett adatbevitelre.
Eddigi tapasztalataink alapján a hazai üzemeltetők több, mint 90%-a papír alapon dokumentálja a tűzvédelmi eszközök, megoldások üzemeltetői ellenőrzéseit. Az őket kiszolgáló karbantartó vállalkozásoknál ez a szám még magasabb arányú.
Excelből fiREG-be
A fiREG - bár kezdetekben értek hasonló feltételezések, téves információk - nem tűzvédelmi szolgáltató vállalkozás, nem is volt és nem is lesz.
Az esettanulmányunkban szereplő vállalat sem tűzvédelmi, hanem adatbeviteli, adatbázisépítési feladattal kívánt megbízni minket.
Az eszköz darabszámok ismeretében nyújtottunk be ajánlatot a feladat elvégzésére. Gábor pénteken délelőtt emailben kapta meg a vállalat 2 telephelyén készenlétben tartott tűzoltó készülékek és vízforrások nyilvántartását excel formátumban, összesen 845 db eszközről. Az importálás kb. 25 percet vett igénybe, így hétfőn két társával és az üzemeltető által felkért, a szolgáltatónál helyismerettel rendelkező munkatárssal közösen vágtak neki a feladatnak.
A helyszíni munka
A helyszínen megtervezték, hogy milyen sorrendben fognak haladni az egyes csarnokokon, illetve azt, hogy milyen adatok egyeztetésére van pontosan szükség. A Gábor által bevont szakemberek évek óta fiREG felhasználók, így mindenki pontosan tudta mi a teendője.
A kitűzött cél: Az eszközök gyártási adatainak pontosítása, az eszközök készenléti helyének beazonosítása és pontosítása, valamint az eszközök QR kóddal való ellátása.
Az üzemeltető részéről a helyismerettel rendelkező személy nagyon fontos szerepet tölt be. Nem egyértelmű beazonosítás esetén az ő helyismerete segít elnevezni az eszközök készenléti helyét.
A szolgáltató munkatársa az adategyeztetéseket követően már az aktuális negyedévet üzemeltetői ellenőrzést dokumentálta a fiREG-ben. A felmérés közben a megbízott szolgáltató az üzemeltetői ellenőrzéseket is elvégezte, rögzítette.
Az eredmény értékelése, statisztika
A tűzgátló ajtókról, kapukról az üzemeltető nem rendelkezett nyilvántartással. Így ezeket is fokozott figyelemmel kellett nyilvántartásba venni.
Ezekből 64 db került a fiREG-be. A gyártói, tűzállósági információs adattáblával nem rendelkező eszközök további pontosítása lesz szükséges, de a jövőben már biztosan nem fognak kimaradni az üzemeltetési naplóból.
Összességében elmondható, hogy jelentős az üzemeltető által ismert adatok és a készenlétben tartott eszközök mennyiségének eltérése. Ennek az oka, hogy a tárgyévben selejtezett eszközök cseréje, az újonnan kihelyezett eszközök adatai nem kerültek dokumentálásra papír alapon, valamint az év közben újonnan kihelyezett oltókészülékek szintén nem kerültek rögzítésre. Az üzemeltető két telephelyén üzemeltetett targoncákon elhelyezett 2 kg-os oltókészülékek rögzítésének egy része a felmérés során megtörtént, de további pontosítás szükséges.
Belső azonosító(k) vs. QR matrica
A fiREG-be importált excel tábla adatai (jellemzően belső azonosítót használtak, készenléti helyet nem) és a készülékekre, vízforrásokra nyomtatott és filccel írt belső azonosítók többször is fejtörést okoztak az eszközök beazonosításában. Ezek pontosítása után a QR matricák fölhelyezésre kerültek, így a jövőben már biztosított a beazonosíthatóság.
A fiREG rendszerhez a QR matricákat biztosítjuk, kihelyezésükre egyszer van szükség, sérülése esetén könnyen, gyorsan pótolható.
Konklúzió:
- a rendelkezésre álló excel tábla jó alapot jelentett az importáláshoz, csak adatszerkesztésre, újként (nem volt nyilvántartásba véve) feltárt eszközök helyszíni rögzítésére volt szükség
- a gyártási adatok ellenőrzését minden esetben elvégeztük, így garantálva a legprecízebb nyilvántartást
- az eszközök azonosítására szolgáló egyedi, belső azonosítók a jövőben egyszerűsödhetnek, átláthatóbbá válnak a fiREG által
- a nagy alapterületű, sok csarnokkal, sok tűzszakasszal rendelkező telephely felveti a nyilvántartás további bontását, ezáltal pontosabb és átláthatóbb képet adva az EHS munkatársak részére
A jövőre nézve a karbantartóknak egyszerű dolga van, csak a QR-kódokat beolvasva végig tudják járni a gyárat és rögzíteni tudják a karbantartásokat. Ez természetesen az üzemeltetői ellenőrzésekre is igaz. A nyilvántartás mindig pontos lesz, a felelősök pedig értesülnek, ha feladatuk volna a tűzvédelmi eszközökkel.
Megj.: A pirossal jelölt tűzoltó készülékek és vízforrások adategyeztetés után törlésre kerülnek.