Átállás digitális nyilvántartásra: egyszerű, olcsó, kockázatmentes

Lehet azon vitatkozni, hogy a digitalizáció jó vagy rossz, de az elvitathatatlan, hogy mindenhol egyre inkább jelen van az életünkben. Egyre többször találkozhatnak az olvasók a tűzvédelmi nyilvántartások digitalizációs lehetőségével, ezzel kapcsolat

Nagyok mint úttörők

Az elmúlt időszakban olyan vállalatok vezették be az elektronikusan vezetett üzemeltetési naplókat, mint a

Hankook Tire Magyarország Kft.,
Egis Gyógyszergyárak Zrt.,
Közbeszerzési Ellátási Főigazgatóság,
Nemzeti Infokommunikációs Szolgálat,
FGSZ Zrt.,
CEVA-Phylaxia Oltóanyagtermelő Zrt.,
Videoton Autóelektronika Kft.

Ahogy az általában lenni szokott, az igazán nagyvállalatok úttörők az innovációk bevezetésében, melyek később náluk kisebb vállalatokhoz is begyűrűznek és visznek ezzel együtt magukkal jelentős fejlődést. Ez zajlik éppen a tűzvédelmi nyilvántartások terén is.

Egyszerű átállni bármilyen digitális rendszerre?

Általában nem könnyű, hiszen akárhogy is: változást jelent, a változástól pedig a többség idegenkedik.

De akkor mégis hogyan volna egyszerű?

– Akkor állíthatjuk, hogy egyszerű átállni bárminek kapcsán digitális rendszerre, ha az a lehető legnagyobb mértékben közelít a folyamatok megszokott menetéhez – válaszol Fekete Attila, a fiREG.hu tűzvédelmi nyilvántartó szoftver fejlesztési vezetője. – Természetesen indokolt a folyamatokat felülvizsgálni a változás érdekében, de azt tapasztaljuk a tűzvédelmi eszközök nyilvántartása terén, hogy jól meghatározott szereplők, folyamatok, adatok írhatók le. Nem beszélve magáról a tűzvédelmi naplóról, melynek elektronikus formájáról a TvMI 4.5.5.2 pontja egészen egzakt módon rendelkezik.

Mire lehet építeni?

Az üzemeltetők jellemzően rendelkeznek táblázatkezelőben tárolt nyilvántartásokkal. Ezek az adatok egy mozdulattal a digitális rendszerbe helyezhetők. Legyen szó tízes vagy akár százas nagyságrendű eszközmennyiségről. Az eszközök telephelyekre (akár tűzszakaszokra) bonthatók az egyszerű átláthatóság érdekében és hozzájuk felelősök rendelhetők jogosultsági szintek szerint. Sőt! Természetesen karbantartó vállalkozások is egyszerűen bevonhatók a nyilvántartás rájuk releváns részére. A rendszerhez biztosított QR kód matricák gyors kihelyezését követően az eszközök beazonosítása is villámgyorssá válik.

Mindez kis túlzással nem is tart tovább annál, mint ahogy ezt most olvashattuk, hiszen a rendszer nagyon célirányosan erre ad megoldást, szinte nem ad lehetőséget „hibázni”.

Tehát a korábbi táblázatkezelőben

tárolt adatok máris digitalizáltak,
az ellenőrzések határidejéről a mindenkori jogszabály szerint szoftver gondoskodik,
a felelősök pedig értesülnek róla, hogy mikor, hol, mivel, milyen feladatot kell ellátniuk.
A feladat végeztével pedig gombnyomásra készülhet bármilyen szükséges dokumentum.

– Az átállás egyszerűsége erről szól, nem többről – teszi hozzá Fekete Attila.

Nehezen képzelhető el, de hogy lehet mindez olcsó?

Egyrészt az ilyen szoftveres megoldásokhoz ma már nem szükséges külön szervereket, egyéb infrastruktúrát, eszközöket vásárolni. Ahogy ezt a nagyvállalati világban mondják, nem CAPEX, hanem OPEX típusú kiadás, azaz nem igényel beruházást, csupán üzemeltetési díjat kell fizetni. A díj pedig tartalmazza a mindenkori jogszabályi megfelelőséget, a folyamatos elérhetőséget bármilyen számú és típusú eszközről, tetszőleges számú felhasználóval és telephellyel használható, valamint alvállalkozók is korlátlanul rögzíthetők be.

A fiREG esetében csak az eszköz darabszám határozza meg a fizetendő havidíjat, minden egyéb funkció korlátlanul érhető el.

Ez így érthető, de számok nélkül nem mondhatjuk, hogy olcsó…

A fiREG vállalatoknak szánt verziójának havi díja 100 EUR-tól kezdődik, mely 200 db tűzvédelmi eszköz nyilvántartását teszi lehetővé. Az ár sávosan változik. (500 db: 150 EUR; 1000 db 250 EUR, stb.)

– Nem is mi mondjuk, hogy olcsó, hanem a megrendelők. Valójában az ár szinte sosem szűk keresztmetszet a beszerzés során. Ilyen tételek a vállalatok életében jelentéktelen összegnek számítanak – árulja el Horváth Gábor, a fiREG.hu szakmai vezetője. Ezek a kiadások nagyon gyorsan megtérülnek, hiszen a manuálisan végzett előkészítő és dokumentációs ellenőrző munkákra alig van már szükség, ezeket szoftver végzi sokkal pontosabban, gyorsabban és persze olcsóbban, mint az emberi munkaerő. Így az erőforrások másra használhatóak. Akár havi egy, sőt, nagy darabszámú eszközpark esetén akár havi két napnyi munkát spórolhat egy ilyen megoldás EHS menedzserek részére. Ez óriási eredmény!

Mit jelent, hogy nincs kockázat? Mindenben van kockázat, nem igaz?

A havi előfizetéses rendszernek köszönhetően a megbízónak egyáltalán nincs kockázata. A szerződések vállalati közegben 3, illetve 5 évre szólnak jellemzően, azonban a fiREG szerződése bármikor ezen időtartamon belül is felmondható.

– Tehát, ha valakinél nem válik be a megoldás, legfeljebb néhány havi díjat bukik, de természetesen minden adatot rendelkezésre bocsátunk (hiszen az a megbízóé). Ennél rosszabb nem történhet, azonban még erre sem volt példa – részletezi lelkesen Fekete Attila. – A vállalati ügyfelek a megkezdett használatot követően azóta is folyamatosan digitális nyilvántartást vezetnek és tudják, hogy a digitális nyilvántartásokra kiadott összeg messzemenőkig megtérül számukra.

– Ezen dolgozunk, hogy ez így is maradjon, sőt! Folyamatosan hajtunk végre fejlesztéseket, melyeket továbbra is célirányosan, az ügyfelek kérésére építünk be a rendszerbe. Felkészültünk arra, hogy akár a Magyarországon üzemeltetett tűzvédelmi berendezések 100%-ának kiszolgáljuk az elektronikusan vezetett üzemeltetési naplóját – zárja a beszélgetést optimistán Fekete Attila.

Az írás a www.vedelem.hu -n jelent meg először.